การประชุมทางโทรศัพท์: เคล็ดลับในการจัดเตรียม ค่าใช้จ่าย ความพอประมาณ

เนื้อหา

• การประชุมทางโทรศัพท์คืออะไร?
• การประชุมทางโทรศัพท์ทำงานอย่างไร
• ผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์
• รูปแบบการกำหนดราคาแบบต่างๆ สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์
• การประชุมทางโทรศัพท์มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
• คุณต้องการอะไรสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์?
• ปัญหาทั่วไปของการประชุมทางโทรศัพท์
• จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน telco ได้อย่างไร
• งานและหน้าที่ของผู้ดำเนินรายการ
• การประชุมทางโทรศัพท์ด้วยโทรศัพท์มือถือทำงานอย่างไร

การประชุมทางโทรศัพท์เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการพูดคุยเรื่องมืออาชีพด้วยคนมากกว่าสองคนได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และราคาไม่แพง ไม่ว่าจะเป็นโครงการหรือการนำเสนอ ไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามทางเทคนิคมากเกินไปสำหรับสิ่งนี้ โทรศัพท์ธรรมดาหรือโทรศัพท์มือถือก็เพียงพอสำหรับ "Telco" ที่ทันสมัย อย่างไรก็ตาม มีกฎสำคัญบางประการสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่คุณควรให้ความสนใจล่วงหน้า รายการตรวจสอบของเราแสดงให้คุณเห็นว่า ...

การประชุมทางโทรศัพท์คืออะไร?

การประชุมทางโทรศัพท์หรือที่เรียกว่าการประชุมทางโทรศัพท์คือการประชุมที่คุณได้ยินแต่ไม่เห็นกันและกัน คำว่าการประชุมทางโทรศัพท์ หรือที่เรียกกันโดยย่อ Telko หรือ TK มักใช้สำหรับการโทรศัพท์ที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่าสองคน เมื่อมีผู้เข้าร่วมสามถึงสี่คน คนหนึ่งพูดถึงการประชุมสามทางหรือการประชุมสี่ทาง ทุกสิ่งที่นอกเหนือไปจากนั้นในแง่ของผู้เข้าร่วมเป็นเพียงเทเลโก นอกจากนี้ยังมีความแตกต่างในการประชุมทางโทรศัพท์ตามประเภทของการเชื่อมต่อ:

• ขั้นตอนการโทรเข้า
  ผู้เข้าร่วมจะเข้าร่วมการประชุมอย่างอิสระ พร้อมข้อมูลการเข้าถึงที่เหมาะสม และต้องยืนยันตัวตนด้วย PIN
• ขั้นตอนการโทรออก
  ผู้เข้าร่วมจะถูกเรียกโดยผู้ดำเนินการของผู้ให้บริการโทรคมนาคมหรือโดยผู้จัดงาน และการประชุมจะถูก "เรียก" แม้ว่ากระบวนการจะสะดวกกว่า แต่ก็มีราคาแพงกว่าสำหรับผู้จัดงาน เพราะเขายังต้องเสียค่าธรรมเนียมการเชื่อมต่อทั้งหมด

การประชุมทางโทรศัพท์ทำงานอย่างไร

การประชุมทางโทรศัพท์สามารถตั้งค่าและดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ในระหว่างนี้ มีผู้ให้บริการ Telco จำนวนมาก - ในบางกรณีฟรี - ผู้ให้บริการ Telco บนอินเทอร์เน็ต (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในหัวข้อถัดไป) ไม่จำเป็นต้องมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้นที่ดี

ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบโทรศัพท์ที่ทันสมัย โทรศัพท์ธรรมดาหรือโทรศัพท์มือถือเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางไกล ดังนั้น หากคุณต้องการเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์กับผู้เข้าร่วมตั้งแต่สามคนขึ้นไป คุณต้องการเพียงสามขั้นตอนง่ายๆ:

• ลงทะเบียนการประชุมทางโทรศัพท์
  ในการเริ่มต้นการประชุมทางโทรศัพท์ คุณต้องลงทะเบียนการประชุมทางโทรศัพท์กับผู้ให้บริการที่เลือก การลงทะเบียนนี้มักจะต้องทำเพียงครั้งเดียวและมักจะทำได้แล้วบนเว็บไซต์ของผู้ให้บริการโทรคมนาคม ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องใช้ชื่อและที่อยู่อีเมลเท่านั้น (ผู้ให้บริการฟรีสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ในเชิงพาณิชย์ได้) หรือที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน (สำหรับผู้ให้บริการโทรคมนาคมแบบชำระเงิน)
• สื่อสารข้อมูลการเข้าถึง
  โดยปกติคุณจะได้รับการจัดห้องประชุมที่เรียกว่า ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถโทรเข้ามาในห้องเสมือนจริงนี้ได้ในภายหลัง เพื่อจุดประสงค์นี้ ห้องประชุมจะมีคีย์ข้อมูลการเข้าถึงแบบสองส่วน - หมายเลขโทรศัพท์ (หมายเลขโทรเข้า) และรหัส PIN การประชุม (รหัสโทรเข้า, PIN โทรเข้า หรือ PIN การประชุม) ด้วยข้อมูลนี้ ทุกคนสามารถโทรเข้าได้จากทุกที่ด้วยโทรศัพท์ iPhone หรือสมาร์ทโฟนเครื่องอื่น
• เริ่มการประชุมทางโทรศัพท์
  หากผู้เข้าร่วมทุกคนมีหมายเลขและ PIN คุณสามารถเริ่มได้ จัดเวลา โทรเข้า และเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์ โดยปกติต้องมีผู้เข้าร่วมอย่างน้อยสองคนเพื่อเข้าห้อง ผู้ให้บริการโทรคมนาคมบางรายมีการประชุมที่เรียกว่าผู้นำ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเพราะเหตุผลด้านความปลอดภัย เขามี PIN ของหัวหน้าการประชุมเป็นของตัวเอง และยังเป็นบุคคลที่ช่วยให้การประชุมทางโทรศัพท์สำหรับทุกคน ก่อนหน้านั้น ผู้เข้าร่วมที่เหลือมักจะได้ยินแต่เพลงที่ถูกพักไว้เท่านั้น

ผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์

การโทรจากโทรศัพท์ที่บ้านหรือที่ทำงานของคุณจะเชื่อมต่อคุณกับบุคคลอื่นเท่านั้น สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่าสองคน ดังนั้น คุณต้องใช้ผู้ให้บริการหรือซอฟต์แวร์เฉพาะ

สิ่งที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับความคาดหวังหรือข้อกำหนดของผู้ให้บริการ - ในทางกลับกันแน่นอนในราคาของข้อเสนอ เราแนะนำให้คุณรู้จักกับผู้ให้บริการต่างๆ ที่คุณสามารถจัดการประชุมทางโทรศัพท์ได้:

• การประชุมทางโทรศัพท์ของเยอรมัน
  ผู้ให้บริการ deutsche-telefonkonferenz.de ลงโฆษณาด้วย "การประชุมทางโทรศัพท์ฟรี 100%" ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมใดๆ คุณเพียงแค่ต้องจ่ายค่าโทรศัพท์พื้นฐานเท่านั้น หลังจากลงทะเบียนแล้ว คุณจะได้รับข้อมูลการเข้าถึงทางอีเมลและสามารถเริ่มต้นได้ทันที จำนวนผู้เข้าร่วมและระยะเวลาของการประชุมไม่จำกัด
• SmartConference
  คุณใช้การประชุมทางโทรศัพท์เป็นจำนวนมาก สำหรับการนัดหมายปกติ สำหรับการพบปะกับลูกค้าหรือเพื่อการทำงานเป็นทีมหรือไม่? จากนั้นคุณสามารถสมัครสมาชิกรายเดือนได้ในราคา 9.90 กับผู้ให้บริการ SmartConference สามารถเข้าร่วม Telko ได้สูงสุด 5 คนในราคาคงที่นี้ สำหรับกลุ่มใหญ่มีอัตราภาษีที่แพงกว่าสำหรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 25 คน
• Whatsapp
  ไม่เพียงแต่ข้อความสั้นๆ เท่านั้น แต่ยังสามารถจัดการประชุมทางโทรศัพท์ผ่าน Whatsapp ได้อีกด้วย ในแอพ คุณสามารถสร้างการโทรแบบกลุ่มและเพิ่มผู้ติดต่อของคุณได้ถึงเจ็ดคน ง่าย รวดเร็ว และฟรี เหมาะสำหรับผู้ใช้ส่วนตัว แต่สำหรับบางบริษัท ตัวแปรนี้ไม่เป็นมืออาชีพเพียงพอ นอกจากนี้ แน่นอน คุณต้องเชื่อมต่อกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดผ่าน Whatsapp
• Skype
  บริการของ Microsoft Skype ยังมีฟังก์ชันสำหรับการโทรแบบกลุ่ม ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเพิ่มผู้เข้าร่วมที่ต้องการในกลุ่มโดยใช้รายชื่อติดต่อหรือการค้นหา เมื่อสร้างสิ่งนี้แล้ว คุณสามารถเริ่มการโทรแบบกลุ่มได้ หากผู้เข้าร่วมทุกคนใช้ซอฟต์แวร์ Skype การประชุมทางโทรศัพท์ประเภทนี้จะไม่เสียค่าใช้จ่าย
• การประชุมทางธุรกิจเทเลคอม
  Deutsche Telekom นำเสนอบริการการประชุมทางโทรศัพท์ของตัวเอง ซึ่งช่วยให้ทั้งการประชุมทางไกลและการประชุมทางเว็บเป็นเรื่องง่าย นอกจากการสนทนาแล้ว ยังสามารถแชร์เอกสารหรือแสดงงานนำเสนอได้อีกด้วย เมื่อเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน ค่าใช้จ่ายจะอยู่ที่ประมาณ 10 เซ็นต์ต่อนาทีและผู้เข้าร่วม การประชุมทางโทรศัพท์ 30 นาทีกับผู้เข้าร่วม 5 คนจะมีค่าใช้จ่ายประมาณ 15 ยูโร แต่ยังมีแบบจำลองอัตราคงที่สำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมที่แตกต่างกัน
• มีบล
  Meeble ลงโฆษณาหลายจุด: ฟรี ไม่ต้องลงทะเบียน ไม่มีโฆษณา และไม่มีสแปม สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนที่อยู่อีเมลและรหัสที่แสดง - มีการตั้งค่าห้องสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์และใช้งานได้ คุณจะได้รับหมายเลขโทรฟรีจากเยอรมนี ออสเตรีย และสวิตเซอร์แลนด์ หากคุณต้องการสนับสนุนบริการ คุณสามารถเลือกหมายเลขที่คิดค่าธรรมเนียมได้โดยสมัครใจ

ผู้ให้บริการอื่นๆ (มีค่าใช้จ่ายบางส่วน) ตามลำดับตัวอักษรโดยไม่มีการให้คะแนน: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.defone, TeleMeet , วอยซ์มีทติ้ง, วูปลา.

รูปแบบการกำหนดราคาแบบต่างๆ สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์

แม้จะมีผู้ให้บริการที่แตกต่างกันมากมาย แต่รูปแบบการกำหนดราคาสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทเท่านั้น เมื่อเลือกโซลูชันที่เหมาะสม คุณสามารถเลือกระหว่างสิ่งเหล่านี้ (และผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง):

• การเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน
  ชำระเงินที่นี่ต่อนาทีและต่อผู้เข้าร่วม ผู้ให้บริการจะวัดจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์อย่างชัดเจนและระยะเวลาเท่าใด คูณด้วยอัตราค่าไฟฟ้าที่กล่าวถึง ส่งผลให้จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้
• อัตราคงที่พร้อมการสมัครสมาชิก
  ราคาคงที่เพื่อใช้ในการประชุมทางโทรศัพท์ได้บ่อยและนานเท่าที่คุณต้องการ จำนวนราคาสมัครขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วม ประมาณ 10 ยูโรต่อเดือนสำหรับการโทรที่มีผู้ใช้สูงสุด 7 ราย

ทางที่ดีควรหาตัวเลือกที่คุ้มค่าสำหรับคุณ การประชุมทางโทรศัพท์บ่อยครั้งที่มีระยะเวลายาวนานและผู้เข้าร่วมจำนวนมากมีราคาแพงกว่ามากในรุ่นแรก ในทางกลับกัน หากคุณแทบไม่ได้เชิญคุณเข้าร่วม Telco ในกลุ่มเล็กๆ คุณอาจจะจ่ายมากเกินไปด้วยอัตราคงที่

การประชุมทางโทรศัพท์มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

ผู้ให้บริการหลายรายโฆษณาว่าการประชุมทางโทรศัพท์ของตนนั้นฟรี - การตรวจสอบอย่างใกล้ชิดมักไม่เป็นความจริงทั้งหมด: อาจมีการจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมหรือขั้นตอนแรก - การลงทะเบียน - ไม่เสียค่าใช้จ่าย แม้ว่าจะไม่มีภาระผูกพันตามสัญญาหรือค่าใช้จ่ายรายเดือน แต่โดยปกติแล้วค่าบริการต่อนาทีจะต่ำสำหรับเวลาสนทนาระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์

ต้นทุนที่เกิดขึ้นยังขึ้นอยู่กับว่าสมาชิกแต่ละรายจะโทรเข้าสู่เครือข่ายจากที่ใด ตามกฎแล้ว ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะจ่ายค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อกับเครือข่ายโทรศัพท์บ้านในเยอรมนี ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการโทรศัพท์แต่ละราย: หากคุณมีอัตราคงที่ในเครือข่ายโทรศัพท์บ้านในเยอรมนี คุณจะไม่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมแยกต่างหาก

อย่างไรก็ตาม ผู้เข้าร่วมจากต่างประเทศที่ไม่มีเงื่อนไขพิเศษสำหรับเครือข่ายโทรศัพท์บ้านในเยอรมนีก็สามารถทำได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกของหัวหน้าการประชุมที่คิดค่าธรรมเนียมการประชุมทางโทรศัพท์สำหรับทุกคนทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ในกรณีดังกล่าว การสมัครสมาชิกที่เกี่ยวข้องจะถูกลบออก

คุณต้องการอะไรสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์?

ก่อนที่คุณจะเลือกผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์ที่เหมาะสม คุณควรคิดเกี่ยวกับการประชุมทางโทรศัพท์อย่างเป็นทางการ เกณฑ์เหล่านี้มีผลกระทบต่อการเลือกผู้ให้บริการและส่งผลต่อต้นทุนของการประชุมทางโทรศัพท์:

• จำนวนผู้เข้าร่วม: มีผู้เข้าร่วมกี่คนที่มีส่วนร่วมใน telco?
• ที่มา: ผู้โทรจากต่างประเทศโทรเข้าหรือไม่?
• ค่าใช้จ่าย: ใครเป็นผู้จ่ายค่าธรรมเนียมการประชุมทางโทรศัพท์
• ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม: คุณต้องการบริการต่างๆ เช่น การควบคุมเว็บ (สำหรับการนำเสนอแบบคู่ขนาน) หรือฟังก์ชันการบันทึกหรือไม่?

ตามกฎแล้ว การประชุมทางโทรศัพท์และผู้ให้บริการที่ได้มาตรฐานนั้นเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมสูงสุดสิบคน อย่างไรก็ตาม คุณควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความเป็นสากลของผู้โทรและการจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม มิฉะนั้น อาจมีราคาแพงอย่างรวดเร็ว

ปัญหาทั่วไปของการประชุมทางโทรศัพท์

แม้จะมีเทคโนโลยีที่เรียบง่าย แต่สิ่งต่างๆ ก็สามารถผิดพลาดได้ด้วยการประชุมทางโทรศัพท์ ปัญหาทั่วไป ได้แก่ :

• ปัญหาการโทร
  ในการประชุมทางโทรศัพท์มักมีบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคนที่ไม่สามารถโทรเข้า อาจเป็นเพราะข้อมูลการเข้าถึงไม่ถูกต้อง (หรือระบุไม่ถูกต้อง) หรือเนื่องจากซอฟต์แวร์ที่ใช้ (เช่น กับ Skype) ล้าสมัย
• การเชื่อมต่อ
  ไม่มีใครสามารถทำอะไรกับมันได้ แต่มันน่ารำคาญเมื่อผู้เข้าร่วมออกจากการประชุมทางโทรศัพท์ซ้ำๆ และต้องโทรเข้ามาใหม่เนื่องจากการเชื่อมต่อ (วิทยุ) ไม่ดี เป็นต้น
• เสียงพื้นหลัง
  หากผู้เข้าร่วมกำลังฟังเพลงในพื้นหลัง หน้าต่างเปิดอยู่ หรือผู้เข้าร่วมเพียงแค่ลืมกดปุ่มปิดเสียงในขณะที่กำลังพูดคุยกับบุคคลอื่นในสำนักงาน จะเป็นเรื่องที่น่ารำคาญอย่างยิ่ง
• วินัยการพูด
  เนื่องจากไม่มีใครเห็นหน้ากัน จึงไม่มีการสื่อสารแบบอวัจนภาษาที่ส่งสัญญาณ เช่น ใครจะเป็นคนต่อไป ผลกระทบ: เป็นการยากที่จะประสานงานว่าใครพูดเมื่อใด ทุกคนตอบคำถามพร้อมกันหรือไม่ตอบเลย

จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน telco ได้อย่างไร

ด้านล่างนี้ เรายังจัดเตรียมเอกสาร PDF ให้คุณซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี ซึ่งมีเคล็ดลับมากมายในการจัดเตรียมและจัดการประชุมทางโทรศัพท์ สิ่งนี้จะหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุที่น่ารำคาญและนำไปสู่ความสำเร็จของการประชุมทางโทรศัพท์

ดาวน์โหลดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

งานและหน้าที่ของผู้ดำเนินรายการ

ในฐานะผู้ดูแล คุณมีบทบาทพิเศษในการประชุมทางโทรศัพท์ พวกเขานำคำสั่งมาพูดคุย คุณมีหน้าที่รับผิดชอบงานต่อไปนี้:

• เปิด
  คุณทักทายทุกคนที่อยู่ พวกเขาอธิบายว่าทำไม Telco จึงเกิดขึ้นและจะเกิดอะไรขึ้นในหลักสูตรต่อไป
• การแนะนำผู้เข้าร่วม
  หากไม่ใช่การประชุมทางโทรศัพท์ปกติหรือมีผู้เข้าร่วมใหม่ คุณควรแนะนำทุกคนให้รู้จักกันเพื่อสร้างบรรยากาศที่น่ารื่นรมย์สำหรับการสนทนา
• การประสานงาน
  งานหลักของคุณคือการประสานสุนทรพจน์ของแต่ละคนและเป็นผู้นำการสนทนา สิ่งที่ง่ายที่สุดที่จะทำคือการให้ (และถอน) ชั้นให้กับผู้เข้าร่วม
• เวลา
  จับตาดูนาฬิกาเพื่อไม่ให้เกินเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการตามวาระแล้ว
• สรุป
  ผู้ดำเนินรายการปิดการประชุมทางโทรศัพท์ ในตอนท้าย คุณควรสรุปผลลัพธ์ ร่างขั้นตอนถัดไป และระบุว่าการประชุมครั้งต่อไปจะเกิดขึ้นเมื่อใด

การประชุมทางโทรศัพท์ด้วยโทรศัพท์มือถือทำงานอย่างไร

โดยหลักการแล้ว การประชุมทางโทรศัพท์ด้วยโทรศัพท์มือถือหรือ iPhone ไม่ได้ทำงานแตกต่างไปจากที่อื่นๆ เหนือสิ่งอื่นใด คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าโทรศัพท์มือถือของคุณมีอายุการใช้งานแบตเตอรี่เพียงพอ การโทรบนสมาร์ทโฟนนานขึ้นมักจะเป็นการสิ้นเปลืองพลังงานอย่างแท้จริง คุณควรตรวจสอบล่วงหน้าด้วยว่าสัญญาโทรศัพท์มือถือของคุณมีอัตราคงที่สำหรับเครือข่ายโทรศัพท์บ้าน นี่เป็นวิธีเดียวที่จะทำให้การประชุมทางโทรศัพท์ฟรีสำหรับคุณอย่างแท้จริง

ระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยโทรศัพท์มือถือ ขอแนะนำแอปเช่นบริการ Messenger ของ Whatsapp เป็นพิเศษ ทั้งผู้ใช้ iPhone และเจ้าของสมาร์ทโฟน Android สามารถทำได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องใช้แอปเพิ่มเติม เนื่องจากโทรศัพท์มือถือของพวกเขามักจะมีฟังก์ชันนี้อยู่แล้ว หลักการเหมือนกัน: ขั้นแรกคุณต้องโทรหาคนที่ต้องรับสายเพื่อที่จะสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมผ่านสัญลักษณ์โทรศัพท์ที่มีเครื่องหมายบวก โปรดทราบ: ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องถูกบันทึกไว้ในโทรศัพท์มือถือของพวกเขา นอกจากนี้ การประชุมสายจะถูกตัดการเชื่อมต่อทันทีที่คุณวางสาย